バックオフィスDXのススメ_㈱ガイア～請求処理を月400時間短縮、ガイアが進めるデジタル改革～

2025/10/20

全国に店舗を展開するガイアは、経営層の刷新を契機に「誇れる会社」を目指し、社内体制や意思決定プロセスを見直すとともに、DX化を積極的に推進している。その先駆けとして導入したのが、インフォマート社の『BtoBプラットフォーム請求書』と『BtoBプラットフォーム契約書』だ。

左から、購買グループ・鈴木裕主任、内部統制グループ・大西克佳次長、購買グループ・羽成博史課長。

従来の請求書処理は、経理部が全てを受領したのち、購買部を経由して担当部署に回付される流れだった。内部統制グループの大西克佳次長は「社内でバトンリレーをしているような状態で、紛失リスクも高く、管理簿作成などの無駄も多くありました」と振り返る。現在は各担当部署に電子請求書が直接届き、確認後に経理部へ提出するフローへ改められた。これにより紛失リスクが無くなり、確認スピードも大幅に向上した。

総務部購買グループの羽成博史課長は「他部署の経理処理の負担が軽減され、その結果、請求書受領から経理提出までの期間が約5日短縮されました。さらに入金消込機能の活用により、入金状況も正確に把握できるようになりました」と話す。

加えて2025年2月には『BtoBプラットフォーム契約書』を導入。産廃業者との業務委託契約や、駐車場を利用するキッチンカー等の出店契約、工事関連書類などに活用している。

同・購買グループの鈴木裕主任は「以前は収入印紙の金額確認なども必要でしたが、電子化で印紙代も不要となり、コストと手間の両面で大きなメリットがあります」と強調。また、各店舗が管理する社内文書も同システム内で電子保管・共有しており、店舗が保管した書類も「本社からオンラインで確認可能になり、送付や探索の手間がなくなりました。今後は雇用契約機能も活用したい」と語る。

大西次長は「経営陣の刷新を契機に、店長をはじめ全社員一人ひとりが経営者意識を持つようになっており、その意識の高まりがDX活用の後押しにもなっています。DXは当社にとってメリットがあり、今後も積極的に取り入れていきたいです」と意欲を示す。

株式会社ガイア〈東京都中央区〉
店名●ガイア、アイオン他
店舗数●71店舗

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『BtoBプラットフォーム』のインフォマート

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